Fortlaufende Belegnummer trotz Jahreswechsel

Unser nützlicher Tipp zum Jahreswechsel:

Alle Jahre wieder! Das Jahr ist plötzlich zu Ende und noch nicht alle Rechnungen sind zum Jahresende fertig geschrieben. Vielleicht fehlt ein letzter vom Kunden unterschriebener Lieferschein oder Stundenzettel für die Dezember Abrechnung. Dieser liegt jedoch in der Mappe im Wagen von Herrn Fleißig; der damit aber bis zum 6. Januar im verdienten Weihnachtsurlaub ist.

„Hilfe!“ schreit da die Mitarbeiterin aus dem Vertriebsinnendienst, „Die Rechnung an den Kunde sollte doch bis zum 31. Dezember geschrieben sein. Es warten bereits neue Bestellungen nach dem Jahreswechsel darauf, fakturiert werden zu können. Und die Inventur müssen wir um den Jahreswechsel auch noch machen.“  … Nun keine Panik denkt sich Herr Unternehmer und schlägt seiner Mitarbeiterin vor: „Den Jahresabschluss machen wir erst, wenn Herr Fleißig wieder zurück ist. Dann schreiben wir die letzten Rechnungen. Stellen Sie *einfach* das Datum beim Anmelden an den Mandanten im Büro+ / ERP-complete nicht um und lassen es auf dem 31.12.2014 stehen. Die neuen Rechnungen für 2015, die Sie heute schon schreiben müssen, können Sie im Vorgang ja entsprechend vordatieren. Für die fortlaufende Belegnummerierung reservieren Sie eben einen entsprechenden Bereich, das Programm wird das schon automatisch hochzählen. Wenn die letzte Rechnung für 2014 geschrieben ist, können wir ja immer noch auf 2015 umstellen. Das sollte dann auch noch bis zur Umsatzsteueranmeldung für Dezember zeitlich passen.“

So einfach, wie es sich Herr Unternehmer denkt, ist aber leider nicht. Unabhängig von eventuellen steuerrechtlichen Vorgaben, die dabei zu beachten sind, wird es seine Mitarbeiterin nicht schaffen, mit dem Systemdatum 31.12.2014 eine Rechnung mit Belegdatum 02.01.2015 schreiben zu können, bei dem die Belegnummer automatisch fortlaufend ist; auch wenn in den Parametern das Häkchen für laufende Beleg-Nr. [Bei Jahreswechsel zurücksetzen] nicht gesetzt ist. Anstatt auf RE14-4358 wird nicht RE15-4359 sondern RE15-0001 folgen.

Dabei ist das kein Programmfehler wie vielleicht vermutet, sondern vom System genauso gewollt. Erst wenn das Systemdatum beim Anmelden an den Mandanten auf das neue Jahr umgestellt wurde, z.B. 05.01.2015, wird auch die Belegnummer fortlaufend weitergeführt. Erst dann ist nämlich auszuschließen, dass noch weitere Rechnungen dazwischen geschoben werden. Das Programm kann bis dahin nicht wissen ob und wie viele *alte* Rechnungen sie dazwischen schieben wollen.

Lösung: Wenn sie also das Systemdatum noch nicht ins neue Jahr umstellen wollen, müssen sie *genau* wissen, wie viele Rechnungen sie im alten Jahr noch schreiben wollen. Die Belegnummer für die vordatierten Rechnungen des neuen Jahres geben sie entsprechend erhöht manuell ein. Sobald der Jahreswechsel im Systemdatum durchgeführt wurde, wird die fortlaufende Belegnummerierung wieder entsprechend funktionieren.

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